Brug og udlevering af mail og telefonnumre:
På årets første forældremøde uddeles teamets retningslinjer for brug af mail og evt. telefontider. Teamet har på forhånd diskuteret, hvordan teamet vil bruge mail i forhold til forældrene.
EKSEMPEL:
Udmeldningen til forældrene kunne se sådan ud:
Team X
| Mailadresse telefonnr. |
| Peter.Petersen@skolekom.dk 12345678 træffes ml. 18-20 |
| Lise.Larsen@skolekom.dk 11223344 bedst efter kl. 20 |
| Hanne.Hansen@skolekom.dk Ring til skolen og læg besked |
Det er vigtigt at holde sig for øje, hvad mail egner sig til. Kort kan man sige:
| En korte beskeder af praktisk karakter sendes
på mail. Små problemer i forhold til enkelte elever kan løses via telefonen. Større problemer/uoverensstemmelser med elever/forældre kræver et møde.
|
Endvidere er det vigtigt at understrege, at det er i orden at sige fra, hvis en forælder ringer på et upassende tidspunkt. Man kan så aftale et tidspunkt, hvor man ringer tilbage.
E-mail som kommunikationsform
E-mail er ved at blive et meget væsentligt kommunikationsmiddel mellem skole og hjem, mellem lærere og forældre, mellem lærerne indbyrdes, mellem elever og lærere, mellem eleverne indbyrdes.
Det har mange fordele:
Det er hurtigere og billigere end et brev.
Modtageren kan selv vælge, hvornår vedkommende vil læse mailen. Man behøver ikke lade sig forstyrre midt i aftensmaden, men kan vente til det passer bedre ind.
Det er en hurtig måde at nå mange på. F.eks. hvis alle forældre i klassen skal have en hurtig besked.
E-mail er god til små og hurtige forespørgsler (de uformelle ting)
E-mail kan være en god og nem invitation til en uddybende samtale.
Det er dog vigtigt at slå fast, at selv om en e-mail er dialog mellem 2 eller flere mennesker – nogle gange en endog ganske langvarig dialog – så er en e-mail lige i øjeblikket at betragte som en envejskommunikation: Afsenderen kan hverken se eller høre modtageren – og omvendt.
Derfor er der nogle eksempler, hvor e-mailen, som kommunikationsmiddel, skal overvejes, eller hvor brug af e-mailen ligefrem kan være en ulempe:
Afsenderen kan ikke vide med 100 procents sikkerhed om den sendte e-mail når frem. Modtageren kan have fået en anden mail-adresse, modtageren kan være på ferie, systemet kan være nede osv..
Der er stor forskel på, hvor tit man læser sin e-mail. Nogle tjekker mails flere gange daglig, andre højst et par gange ugentligt.
Ikke alle e-mails er lige vigtige for alle. Overvej en ekstra gang om mailen virkelig skal cc til alle.
Ironi og humor er forskellig fra person til person, og opfattes derfor forskellig. Især når modtager og afsender ikke kan se hinanden. En J kan ikke altid opveje dette.
E-mail er en hurtig kommunikationsform. Nogen gange også for hurtig. En mail skrevet i vrede eller afmagt har bedst af at blive læst igennem igen, når vreden har lagt sig. Og måske skal kommunikationsformen slet ikke være e-mail, men i stedet erstattes af et direkte møde eller af et egentligt og gennemarbejdet brev: Ligesom det i en krig er "nemmere" at slå ihjel med krydsermissiler end med kniv, er det nemmere og billigere at gøre skade på andre mennesker med en e-mail end hvis man er tvunget til at høre og se på modtageren imens.
Overordnede retningslinier
Uanset om e-mail kommunikationen foregår mellem lærere og forældre, mellem lærerne indbyrdes, mellem lærere og elever eller mellem eleverne indbyrdes gælder en i hvert fald tre grundlæggende retningslinier ved brug af e-mail:
E-mails må ikke bruges som et middel til at udøve chikane mod andre mennesker. E-mails må ikke bruges til at sende stødende bemærkninger baseret på den enkeltes køn, alder, seksualitet, race, handicap eller fremtræden.
E-mails kræver omhyggelighed. Modtageren kan ikke se afsenderens intension, afsenderen kan ikke se modtagerens reaktion.
Personfølsomme oplysninger skal behandles med stor forsigtighed i e-mails, da man ikke har garanti for at det kun er modtageren, som ser den.
E-mail som kommunikation – set fra lærernes synsvinkel
E-mail som kommunikationsmiddel er set fra lærerens synsvinkel en god og hurtig måde at komme i kontakt med forældre på. Det gælder både med enkelte forældrepar og med hele forældregruppen. Det er en effektiv måde at informere alle på og det er ofte en hurtigere og sikrere måde, end at give eleverne sedler med hjem.
Det er vigtigt, at der på forhånd aftales retningsliner for samarbejdet vha. e-mail i den enkelte klasse eller i et årgangsteam. Vi har givet eksempler på uhensigtsmæssig brug af e-mail i indledningen, men også her er det vigtigt at påpege metoder, der kan hindre eller ødelægge et godt samarbejde.
Det er vigtigt, at man ikke sender e-mails rundt, der omhandler konflikter med lærere eller forældre. Her skal man undlade at bruge e-mail og i stedet løse konflikten direkte med den pågældende person.
Svar på e-mails kan skifte fra lærer til lærer, og det er her vigtigt, at man ikke presser korte svarfrister igennem.
E-mail som kommunikation – set fra forældrenes synsvinkel
Set fra forældrenes synsvinkel er brug af e-mail – som ét blandt flere kommunikationsmidler mellem skole og hjem og indbyrdes mellem forældrene – en god form. E-mails kan sikre en både hurtig og ensartet kommunikation, både fra lærer til forældre og forældre indbyrdes. Men det er dog vigtigt at forældrene og lærerne på forhånd aftaler de vilkår, som kommunikationen bør foregå på.
Først og fremmest skal det sikres:
At alle er interesserede i/har adgang til at bruge e-mail som kommunikationsform,
At der udarbejdes en mailingliste – som løbende bliver ajourført,
At alle accepterer – og respekterer – de aftaler, som er indgået omkring brug af e-mail.
De specifikke aftaler omkring brug af e-mail vil være forskellig fra klasse til klasse, og sandsynligvis vil der være behov for løbende at justere aftalerne i takt med at klassen bliver ældre, og behovet for kommunikation dermed ændres. Men der bør i hvert fald være opmærksomhed på følgende, når aftalen skal indgås:
Hvad er de gensidige forventninger til hhv. læsning og besvarelse af e-mails?
Hvilke slags informationer kan lærerne sende til forældrene via e-mail?
Hvilke slags informationer kan forældrene sende til lærerne via e-mail?
Hvilke slags informationer kan forældre sende til hinanden?
Hvordan håndteres eventuelle problemer, der måtte opstå undervejs?
Med andre ord: Forældre og lærere må i fællesskab og som led i samarbejdet definere, hvad en god e-mail etik er, på baggrund af de overordnede retningslinier.